Mit Schreiben vom 14. November 2014 wurden die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, durch das Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht. Dies ist zwar schon eine Weile her, doch erst jetzt lassen sich erste handfeste Erfahrungen in der Praxis feststellen.

Zur Erinnerung: Die neuen Grundsätze konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie ersetzten mit Wirkung zum 01. Januar 2015 die inzwischen fast 20 Jahre alten GoBS.

Die Verwaltung selbst sieht in den neuen GoBD lediglich eine Aktualisierung im Hinblick auf die technische Entwicklung, keinesfalls aber eine Änderung der materiellen Rechtslage. Merkwürdigerweise sind dafür aber 38 Druckseiten erforderlich.

In diesem BMF-Schreiben sind vor allem die Ordnung und zeitnahe Verarbeitung von Belegen, Aufzeichnungen und Buchungen, deren Unveränderbarkeit sowie bestimmte Aspekte der Aufbewahrung zu nennen. Das ist auch deshalb von besonderer Wirkung, weil die GoBD neben den buchführungspflichtigen Bilanzierern explizit auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten von Einnahmenüberschussrechnern treffen und somit nicht nur auf das System der doppelten Buchführung beschränkt bleiben.

Für die buchungstechnische Erfassung und deren Unveränderbarkeit („Festschreibung“) geben die GoBD erstmals konkrete Fristen vor, die sich am Termin der USt-Voranmeldung orientieren. Unter bestimmten Umständen wird eine geordnete Ablage von Papierbelegen zwar als Grund(buch)aufzeichnung anerkannt. Sofern aber IT zum Einsatz kommt, werden leicht veränderbare Dateiformate wie Word oder Excel ausdrücklich problematisiert und erfordern zumindest weitergehende Maßnahmen und Verfahrensdokumentationen.

Zusätzlich verschärft wird die Wahl der verwendeten IT-Unterstützung dadurch, dass die Finanzverwaltung bei der Aufbewahrung von Belegen und sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen eine Ablage der Dateien nur auf Dateisystem-Ebene und ohne weitere Sicherungsmaßnahmen ebenfalls problematisiert. Auch hier sind u.a. Verfahrensdokumentationen ein probates Mittel, um die Prozesse im eigenen Unternehmen abzubilden und der Finanzverwaltung nachvollziehbar den Weg eines Geschäftsvorfalles von der Entstehung bis zum Festschreiben des Buchungssatzes darlegen zu können.

Arbeitserleichterung durch Prozesseoptimierung

Zwar sagen die GoBD explizit aus, dass alleine aufgrund einer fehlenden Verfahrensdokumentation die Buchführung als solches nicht verworfen werden darf. Doch es stellt sich in Gesprächen mit Finanzämtern und Betriebsprüfern mehr und mehr heraus, dass das Zusammenspiel aller Prozesse rund um die Ablage und Buchhaltung inklusive aller vor- und nachgelagerten Systeme zu prüfen und zu dokumentieren ist. Dies erleichtert die nun den Unternehmen obliegende Beweislast der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

Dies klingt erstmal nach zusätzlicher Arbeit, aber bei genauerem Hinsehen ergeben sich auch Möglichkeiten für Sie. Durch das systematische Aufarbeiten der bestehenden Prozesse rund um die Buchführung können Sie diese gleich auf ihre Effizienz und ihren Nutzen hin überprüfen. So lassen sich immer einige Bearbeitungsschritte hinsichtlich Zeitdauer, Fehlermöglichkeiten oder Schnittstellen optimieren. Drehen Sie den Spieß also um und machen Sie behördliche Vorgaben zu Ihren Chancen.